Hoofdsponsor van de verandering

Projecten kennen vaak een flink opgetuigd projectmanagement. Er is dan veel aandacht voor de techniek en het opleveren binnen tijd en budget. Twee andere belangrijke succesfactoren krijgen veel minder aandacht: sponsorschap en verandermanagement.

Sponsorschap bij veranderen
Sponsors oefenen een positieve invloed uit op een verandering. Denk daarbij aan directieleden, managers en andere leidinggevenden. Voor een succesvolle verandering zijn sponsors nodig binnen alle lagen en afdelingen in uw organisatie. Daarbij is de rol van de hoofdsponsor, de opdrachtgever, het meest cruciaal in het verandertraject. Maar wie zijn mijn sponsors ?

Hoofdsponsor
Wie is het gezicht van het project? Dit is vaak iemand die hoger in de organisatie staat en beslissingen kan nemen (en dus niet de projectleider). Een opdrachtgever kan als hoofdsponsor een grote bijdrage leveren aan het succes van een project als de sponsor de volgende activiteiten op zich neemt:

A) Actief en zichtbaar
De sponsor is en blijft actief en zichtbaar betrokken bij het hele verandertraject. Het is dus cruciaal voor succes dat de sponsor voldoende ruimte in zijn functie creëert om deze rol ernaast in te vullen. De sponsor zal vaak iemand zijn die hoger in de organisatie zit, wat betekent dat tijd vrijmaken niet gemakkelijk is. Toch is het van belang:

actieve en zichtbare sponsors zijn de grootste bijdrager aan het succes van de verandering.

Actief steunen van en communiceren over het project; boodschappen over het ‘waarom’ achter een project zijn het meest effectief uit de mond van een manager hoog in de organisatie. Dit geeft voor medewerkers het belang en de urgentie van een project aan.

B) Bouwen aan een coalitie met andere sponsors, managers en leidinggevenden
Hiermee zorgt de sponsor ervoor dat de wens voor de verandering niet alleen door hemzelf geuit wordt, maar ook gedragen wordt door andere collega’s. Het verschilt per boodschap wie de beste zender is: de directeur is geschikt voor bedrijfsboodschappen, maar persoonlijke boodschappen kunnen beter door de leidinggevenden van medewerkers gegeven worden. Met een coalitie zorg je ervoor dat collega’s door de juiste personen meegenomen kunnen worden in de verandering.

C) Communicatie met de medewerkers
Uiteraard is het belangrijk om direct en duidelijk te communiceren met medewerkers en dit gedurende het hele verandertraject te blijven doen. Een boodschap komt pas over na hem 5 tot 7 keer te hebben gehoord.

Delegeren van sponsorschap
Delegeer het sponsorschap nooit. Dit is een groot risico voor het succes van projecten. Er wordt dan uitgestraald naar de rest van de organisatie dat de verandering niet zo belangrijk is, anders had je er tijd voor gemaakt.

Verandermanagement, de menskant van veranderen
Iedere medewerker ondergaat een verandering in eigen tempo en met eigen vragen en wensen. Waarom doen we dit? Waarom nu? Wat gaat er voor mij veranderen? Wat is het voordeel voor mij en hoe gaat mij dit helpen in mijn werk? Dit zijn belangrijke vragen voor medewerkers. Besteed aandacht aan de vraag wat de impact is voor individuele medewerkers.

Goed projectmanagement, effectief sponsorschap en aandacht voor verandermanagement zijn dus cruciale voorwaarden voor een succesvol project.

ADKAR, doet iemand mee met de verandering of niet?
Verandering in organisaties roept doorgaans weerstand op bij medewerkers. Om te identificeren, waarom veranderingen moeizaam tot stand komen en niet altijd goed werken, biedt het ADKAR model uitkomst. Aan de hand van vijf elementen, die gezamenlijk het acroniem ADKAR vormen, komt verandermanagement succesvol tot stand. De letters staan voor:

Individueel verandermanagement
Het uitgangspunt achter ADKAR is een individuele benadering van medewerkers, veelal uitgevoerd door de direct leidinggevende. Zo wordt iedere medewerker gevraagd naar een score tussen 1 en 5 op de verschillende ADKAR-punten. Een score beneden de 4 betekent dat er werk aan de winkel is. Want als een fase ‘onvoldoende’ scoort, kun je ervan uitgaan dat de volgende fases stroever zullen verlopen. Daarom is het belangrijk iedere fase per individu goed te doorlopen. Iedere medewerker staat er anders voor. Het kost iedere medewerker, afhankelijk van zijn of haar ervaring en achtergrond, een andere inspanning om een fase te doorlopen.